Handlungsleitfaden Gremienarbeit

[Update: 03.06.2020]

I. Durchführung von Gremiensitzungen

Die Durchführung von Gremiensitzungen ist auf der Grundlage des Hochschulgesetzes NRW und der aktuellsten Fassungen der Coronaschutzverordnung, der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung sowie der Allgemeinverfügung des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales wie folgt möglich:

1. Präsenzsitzungen, d.h. in physischer Anwesenheit der Mitglieder

Sitzungen der rechtlich vorgesehenen universitären Gremien, d.h. alle öffentlichen (z.B. Fakultätsrat) und nicht-öffentlichen Sitzungen sind als Sitzungen in persönlicher Anwesenheit zulässig.

Auch die Durchführung dienstlicher interner Besprechungen ist in persönlicher Anwesenheit zulässig, da diese der Aufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung dienen.

Wichtig ist jedoch, dass die infektionsschutzrechtlichen Bestimmungen bei diesen Präsenzsitzungen zwingend eingehalten werden. Das bedeutet, dass folgende Kriterien gewährleistet sein müssen:

  • Geeignete Vorkehrungen zur Hygiene,
  • Steuerung des Zutritts
  • Geeignete Maßnahmen zur Vermeidung möglicher Warteschlangen
  • Geeignete Maßnahmen zur Gewährleistung des Mindestabstands von 1,5 m

Neu ist, dass nunmehr bei allen Veranstaltungen und Versammlungen, d.h. auch bei Gremiensitzungen, die Rückverfolgbarkeit aller anwesenden Personen sichergestellt werden muss (vgl. § 13 Abs. 3 Ziff. 2 S. 3 der Coronaschutzverordnung vom 30. Mai 2020). Dies muss mit dem Einverständnis der jeweiligen Person durch Aufnahme von Name, Adresse und Telefonnummer erfolgen. Die erhobenen Daten sind vor dem Zugriff Unbefugter zu sichern und nach Ablauf von 4 Wochen zu löschen. Auf Verlangen sind die Daten der zuständigen Behörde zur Verfügung zu stellen.

2. Sitzungen in elektronischer Form, d.h. per Video- oder Telefonkonferenz

Gemäß § 5 Abs. 2 S. 1, 1. HS. der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung können Sitzungen der Gremien der Hochschule auch in elektronischer Kommunikation, d.h. per Telefon- oder Videokonferenz stattfinden. Ebenso können Beschlüsse auf diesem Wege gefasst werden.

Aus Gründen des Datenschutzes und der Zuverlässigkeit sollte möglichst nicht Skype benutzt werden, sondern z.B. die Software CISCO Webex-Meetings. Näheres zu den von der HHU angebotenen Systemen für Videokonferenzen finden Sie hier. Nach derzeitigem Stand sind die technischen Voraussetzungen für eine geheime Abstimmung in Videokonferenzen an der HHU noch nicht gegeben.

Auch öffentliche Sitzungen, wie z.B. Fakultätsratssitzungen, Senat etc., können demnach auf elektronischem Wege durchgeführt werden. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Öffentlichkeit Zugang zu den Sitzungen erhält. Hierfür ist Folgendes notwendig:

  • Benennung einer/eines Verantwortlichen für die Video- oder Telefonkonferenz und das Zurverfügungstellen von Zugangsdaten und Passwörtern
  • Hinweis auf den Termin der Sitzung an geeigneter Stelle, z.B. durch Aushänge und einen Hinweis auf der Homepage mit dem Zusatz, dass Interessierte die Zugangsdaten und das Passwort für die Video- oder Telefonkonferenz bei der Verantwortlichen/dem Verantwortlichen erhalten können.

In der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung ist in § 5 Abs. 6 explizit geregelt, dass die Bild- und Tonübertragung der öffentlichen Sitzungen der Gremien zulässig ist. Auch hier ist jedoch zu beachten, dass geheime Abstimmungen nicht möglich sind.

3. Durchführung von Sitzungen in einer Mischform

§ 5 Abs. 5 S. 1 Nr. 3 der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung sieht explizit die Zulässigkeit von Gremiensitzungen vor, die in einer Mischung aus einer physischen Anwesenheit und aus einer elektronischen Anwesenheit durchgeführt werden.

Ebenso ist eine Beschlussfassung in einer solchen Mischform zulässig, d.h. im Rahmen solcher „gemischten Sitzungen“ können auch Beschlüsse in entsprechender gemischter Kommunikation gefasst werden.

 

Wichtig: Die Entscheidung darüber, in welcher der o.g. Form die Gremiensitzung stattfindet, wird von der oder dem Vorsitzenden des Gremiums getroffen. Bei der Entscheidung muss die oder der Vorsitzende angemessen die auf eine Infektionsvermeidung bezogenen schutzwürdigen Interessen der Gremienmitglieder berücksichtigen.

Ferner obliegt der oder dem Vorsitzenden auch die Entscheidung darüber, ob Beschlüsse im Umlaufverfahren (vgl. unten), in elektronischer Kommunikation oder in Mischformen der Kommunikation von physisch und elektronisch Anwesenden gefasst werden.

 

II. Beschlussfassung im Umlaufverfahren

Es kann gemäß § 5 Abs. 2, S. 1, 2. HS. der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung auf eine Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren zurückgegriffen werden. Dies kann durch Versand der betreffenden Entscheidungsvorlage per E-Mail durch die oder den Vorsitzenden des Gremiums und durch Rückübermittlung des Votums ebenfalls per E-Mail erfolgen. Im schriftlichen Abstimmungsverfahren ist es besonders wichtig, dass der zu entscheidende Sachverhalt in der Entscheidungsvorlage in den für die Entscheidung wesentlichen Aspekten ausreichend dargestellt und mit einem konkreten Beschlussvorschlag versehen wird. Mit der Entscheidungsvorlage können auch entscheidungsrelevante Dokumente per E-Mail versandt werden.

Im Hinblick auf die Beschlüsse von Senat und Fakultätsrat, deren Sitzungen nach dem Hochschulgesetz öffentlich sind, muss gemäß § 5 Abs. 2 S. 2 der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung sichergestellt werden, dass die Öffentlichkeit durch geeignete Maßnahmen über die im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse informiert wird. Dies kann z.B. durch Veröffentlichung der Beschlüsse auf der Homepage des entsprechenden Gremiums erfolgen.

 

III. Beschlussfähigkeit von Gremien

Hinsichtlich der Beschlussfähigkeit von Gremien ist gemäß § 5 Abs. 3 der Corona-Epidemie-Hochschulverordnung vorgesehen, dass grundsätzlich die Beschlussfähigkeit auch dann gegeben ist, wenn die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde und die in elektronischer Kommunikation anwesenden oder nach Maßgabe der infektionsschutzrechtlichen Bestimmungen zulässigerweise physisch anwesenden Mitglieder weniger als die Hälfte der Stimmen des Gremiums auf sich vereinen.

Dies gilt jedoch nur unter der einschränkenden Voraussetzung, dass die anwesenden Mitglieder des Gremiums – ob in elektronischer Form oder in persönlicher Anwesenheit – mindestens ein Viertel der Stimmen des Gremiums auf sich vereinen; anders wäre es nur, wenn Ordnungen der Hochschule abweichende Regelungen enthalten würden.

Das bedeutet, dass die Corona-Epidemie-Hochschulverordnung – vorbehaltlich anderer Regelungen der Hochschule – ein Mindestanwesenheitsquorum von einem Viertel der Stimmen der in elektronischer Kommunikation oder physisch anwesender Mitglieder vorsieht.

 

IV. Eilentscheidung der oder der Vorsitzenden des Gremiums

Schließlich lässt das Hochschulgesetz in jedem Fall darüber hinaus gemäß § 12 Abs. 4 S. 2 eine sog. Eilentscheidung der oder des Vorsitzenden des Gremiums in unaufschiebbaren Angelegenheiten, in denen ein Beschluss des an sich zuständigen Gremiums nicht rechtzeitig herbeigeführt werden kann, zu. Im Vorfeld eines solchen Beschlusses besteht selbstverständlich für die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Gremiums die Möglichkeit, sich mit Hilfe von E-Mail, Telefon- oder Videokonferenz ein Stimmungsbild über den zu beschließenden Sachverhalt einzuholen. Jedoch sollte von dieser Möglichkeit nur sehr restriktiv Gebrauch gemacht werden und darauf geachtet werden, dass bei einer möglichen vorherigen Abfrage tatsächlich alle Mitglieder des Gremiums einbezogen werden, damit die Entscheidung nicht angreifbar ist. 

Wichtig: Unabhängig vom Format der Sitzungsdurchführung ist möglichst bald im Anschluss an die Sitzung – wie zuvor auch bereits notwendig - ein Ergebnisprotokoll mit allen gefassten Beschlüssen zu erstellen.

 

V. Sonderfälle

1. Sonderfall: Geheime Abstimmungen, insb. Entscheidungen über Personalangelegenheiten

Da jedoch nunmehr die Durchführung von Sitzungen in persönlicher Anwesenheit wieder erlaubt ist (vgl. oben), können auch Beratungen in Personalangelegenheiten, die nach der Grundordnung der HHU geheim erfolgen müssen, im Rahmen dieser Sitzungen wieder erfolgen.

Sollten im Rahmen von Sitzungen ohne physische Präsenz Personalangelegenheiten entschieden werden müssen, weise ich darauf hin, dass nach jetzigem Stand der Technik die Umsetzung der Vorschrift der geheimen Abstimmung in einer Videokonferenz an der HHU nicht umsetzbar ist.

Jedoch können Entscheidungen über Personalangelegenheiten - sollten Sitzungen mit persönlicher Anwesenheit der Mitglieder z.B. aufgrund fehlender Möglichkeit, die Hygiene- und Abstandsregelungen einzuhalten, nicht möglich sein - in einem schriftlichen Umlaufverfahren, analog einer Briefwahl, erfolgen. Hierzu sendet die oder der Vorsitzende des Gremiums den stimmberechtigten Mitgliedern eine Entscheidungsvorlage zu, die die üblichen Angaben über den zu entscheidenden Sachverhalt sowie Markierungen für die jeweils bestehenden Abstimmungsoptionen enthält. Das kann per E-Mail erfolgen. Die zur Stimmabgabe berechtigten Mitglieder des Gremiums senden die Entscheidungsvorlage mit der Markierung ihres Votums in einem neutralen, zuvor nicht beschrifteten und verschlossenen Umschlag zurück. Daneben müssen die stimmberechtigten Mitglieder des Gremiums in einem weiteren Umschlag eine schriftliche Erklärung übersenden, dass sie oder er an der schriftlichen Abstimmung teilgenommen hat; auf dieser Erklärung oder dem Umschlag muss zudem der Name der Absenderin/des Absenders erkennbar sein. Ein Muster für eine entsprechende Erklärung ist als pdf.-Dokument abrufbar. Für die Zeit vom Versand der Unterlagen bis zur Rückmeldung ist eine angemessene Frist zu setzen, längstens jedoch zwei Wochen.

Die oder der Vorsitzende des Gremiums öffnet die eingegangenen Briefe in Anwesenheit mindestens einer weiteren Person und nimmt das Abstimmungsergebnis zu Protokoll.

Dieses Verfahren kann bei allen geheimen Abstimmungen angewandt werden.

2. Sonderfall: Berufungen

Da die Behandlung von Berufungsverfahren in den Gremien unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet, vgl. § 32 der Berufungsordnung der HHU, gelten für Beratungen und Entscheidungen in Berufungskommissionen die Rahmenbedingungen für nicht-öffentliche Sitzungen; vor diesem Hintergrund sind nunmehr auch diese Sitzungen wieder in persönlicher Anwesenheit wieder zulässig (vgl. I. Ziff. 1 des Handlungsleitfadens). Daneben stehen auch die o.g. alternativen Beratungsformen zur Verfügung.

Der Lehr- und Prüfungsbetrieb an Hochschulen bleibt unter Berücksichtigung der Anforderungen des Infektionsschutzgesetzes möglich, so dass grundsätzlich auch Probelehrveranstaltungen im Rahmen von Berufungsverfahren stattfinden können. Hierbei müssen aber die Vorgaben der Allgemeinverfügung des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales vom 1. Mai 2020 eingehalten werden.

Aufgrund der mit Blick auf die aktuell gültigen Regelungen auf digitale Formate umgestellten Lehr- und Praxisveranstaltungen ist auch die Durchführung von im Auswahlverfahren vorgesehenen Probevorträgen mit Diskussion der Bewerberinnen und Bewerber im Wege einer Videokonferenz möglich. Wichtig ist jedoch, dass für alle Bewerber und Bewerberinnen im Rahmen des jeweiligen Berufungsverfahrens die gleichen Bedingungen, d.h. identisches Format des Probevortrags gelten müssen. Ich darf insoweit auf die Berufungsordnung der HHU vom 25. Juli 2007 verweisen.

3. Sonderfall: Wahlen  

Die Durchführung von Wahlen ist grundsätzlich nur in persönlicher Anwesenheit der stimmberechtigten Mitglieder des Gremiums möglich. Zudem müssen Wahlen geheim durchführbar sein, also durch anonyme Abgabe eines Stimmzettels.

Da nicht für alle Gremien Briefwahl vorgesehen ist und auch für den Fall, dass Briefwahl zwar möglich, aber faktisch wegen der Anzahl der Wahlberechtigten, z.B. Gremienwahlen in der Gruppe der Studierenden, nicht realisierbar ist, kann es sein, dass Mitglieder von Gremien nicht rechtzeitig zum Ablauf der Amtszeit der amtierenden Mitglieder gewählt werden können. Dann sind die amtierenden Mitglieder berechtigt, aber auch verpflichtet, ihr Amt kommissarisch so lange weiter auszuüben, bis eine Wahl möglich und abgeschlossen ist.

 

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Formularschriftliche Erklärung bei Abstimmungen: ausfüllbares PDF-Formular

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